O planejamento de TI é uma estratégia muito utilizada nas empresas, visto que aumenta a eficiência dela e otimiza o trabalho de todas as equipes. No entanto, antes de tudo, é preciso compreender do que se trata esse processo.
É um serviço que estuda todas as variáveis do ambiente interno e externo da companhia. Graças a esse planejamento, é possível adequar as ferramentas tecnológicas que rondam uma organização.
Basicamente, esse recurso pode auxiliar no momento de a empresa tomar certas decisões em assuntos relacionados à tecnologia. Ou seja, com ele todos os funcionários da empresa conseguem entender quais os objetivos dela em relação a esse tópico.
Assim, a equipe consegue organizar todas as metas e a rotina em si, para que as ações relacionadas à tecnologia sejam efetivamente alcançadas.
Ter esse plano permite que os trabalhos sejam mais focados e rápidos, com maior produtividade e aumento das vendas. Com ele, a rotina, os investimentos e mecanismos de obtenção serão definidos. Mas, para que seja eficaz, é preciso que ele seja claro e objetivo.
O planejamento de TI funciona como um plano diretor de cidades, porém, com um direcionamento para a tecnologia. Isto é, ambos estabelecem um plano para o desenvolvimento, porém um deles é voltado para a cidade e o outro para uma empresa.
Como elaborar um bom planejamento?
Para que o planejamento de TI tenha um efeito assertivo na companhia, ele precisa ser criado com cuidado e seguindo algumas dicas, que serão tratadas a seguir.
Assim, para que a criação dessa ferramenta fique mais clara para execução e os resultados sejam os desejados, cada passo será analisado separadamente:
1. Integre as equipes e demais setores
Quanto mais as equipes estiverem interessadas no projeto e em como poder auxiliar o avanço da empresa de um modo geral, maior será a produtividade e, consequentemente, o crescimento da marca.
Além disso, é vital que todos os colaboradores estejam de acordo com o modo com que cada passo será executado, para que eles possam se entender, sem causar problemas de falha de comunicação e desmotivá-los.
Ademais, para o desenvolvimento de uma empresa, cada área precisa trabalhar em conjunto, uma vez que um setor complementa o outro. Então, crie canais de comunicação entre as áreas, para a troca de informações.
2. Analise o cenário e o mercado atual
Antes de saber como atingir o mercado, é necessário que a empresa analise a sua situação interna e quais mecanismos serão eficientes para uma melhora geral do negócio.
Portanto, será eficiente fazer perguntas que permitam uma compreensão do estado dela, como quais as vulnerabilidades, os pontos fortes, como os clientes se sentem em relação à marca, qual a situação da equipe, como as tecnologias podem ajudar, entre outras.
Além de analisar os pontos internos da organização, ainda é preciso identificar os pontos externos, relacionados ao mercado em geral e à concorrência.
É importante identificar como as outras marcas utilizam a tecnologia. Assim, é possível criar meios de se destacar no mercado.
3. Crie as metas alcançáveis
É vital identificar em qual situação deseja-se que a empresa esteja. Por isso, as metas devem estar de acordo com meios para chegar a esse desejo superior.
Para isso, elas precisam ser objetivas e claras. Quanto mais específicas, mais fácil será identificar o quão longe ou perto elas estão de serem alcançadas.
Outro ponto importante é definir objetivos que sejam possíveis de concluir. Não adianta criar todo um planejamento, para depois não conseguir chegar ao destino, uma vez que se tratavam de propósitos um tanto absurdos.
Portanto, comece com um plano mais básico, não é preciso se transformar na empresa mais tecnológica da noite para o dia. Inicie com metas mais básicas e fáceis e depois aumente a dificuldade. Isso motiva mais a equipe, pois sentem que estão sendo úteis.
Logo, se uma empresa que vende insulfilm antivandalismo decide que seu objetivo geral é ficar conhecida no mercado de carros, ele deve estabelecer metas menores que serão alcançadas aos poucos, como colocar essa película em 10% dos carros trabalhados.
4. Estabeleça as soluções e como serão executadas
Além de saber o que se deseja ter como empresa, é vital que seja traçado um caminho para chegar no que é desejado.
Dessa maneira, é necessário definir como cada objetivo será alcançado e em como cada atividade será executada para o objetivo final.
Por exemplo, se uma empresa que realiza montagem de quadro eletrico decidiu que quer atingir 50 casas por mês, ela deve estabelecer meios de obter isso, por meio do planejamento de TI, como investir no marketing, porém, voltado para as tecnologias.
5. Determine um orçamento
Investir em tecnologia de modo geral pede por altas quantias de investimento. Desse modo, é importante que a empresa tenha conhecimento de quanta verba está disponível para não exceder os gastos gerais.
Com isso, ela é capaz de direcionar cada quantia disponível para objetivos bem definidos para não haver gastos desnecessários, pois eles serão os recursos eficientemente distribuídos.
6. Acompanhe os resultados
Por fim, ao criar um planejamento de TI, é imprescindível acompanhar os resultados com frequência. Isso porque assim é possível ver quais objetivos já foram alcançados e quais precisam de mais atenção.
Dessa forma, o trabalho se torna mais efetivo e direcionado para os setores e metas que estão tendo dificuldades, criando soluções diferentes das que haviam sido definidas, uma vez que não deram os resultados previstos.
Assim, se uma empresa percebe que seu atendimento ao cliente está falho, cria um planejamento. Isso é válido desde assistencia tecnica de informatica computador até companhias de diferentes portes.
Vantagens de adotar essa estratégia
Se o planejamento de TI for executado de maneira correta, organizada e objetiva, ele pode trazer diversos benefícios para a empresa, tais como:
- Processos internos mais ordenados]
- Segurança nos processos;
- Tomada de decisões mais assertivas;
- Equipes mais engajadas;
- Resultados mais rápidos e eficientes.
Além desses benefícios, há diversos outros que merecem um maior destaque, que serão abordados com maiores detalhes, para que haja um completo entendimento de como podem ajudar seu negócio:
Trabalho mais focado e eficiente
Quando uma empresa tem conhecimento de quais objetivos deseja alcançar e as maneiras para consegui-los, o trabalho se torna uma atividade mais focada em cada estratégia que será utilizada.
Com isso, o gestor consegue entender de que forma ele pode expandir sua atuação e definir processos que devem receber mais atenção. Dessa forma, o tempo não será gasto com atividades que não trarão benefícios desejados para o negócio.
Por exemplo, se uma assistencia tecnica em relogio de ponto analogico realiza o plano de TI e perceber em que meios precisa mudar, como uma produção mais demorada. Ou seja, ela consegue investir no setor e melhorar a companhia como um todo.
Melhor controle de gastos
Com o planejamento detalhado de cada área que precisará receber investimento para ajudar a alcançar os objetivos, os gastos com estratégias desnecessárias some, havendo uma diminuição nos custos.
Dessa maneira, é possível investir o dinheiro sobrando em áreas realmente efetivas e que ajudarão a trazer as evoluções que a empresa espera.
Aumento da produtividade
Como os colaboradores têm um trabalho focado e com atividades que farão com que a empresa alcance de fato seus objetivos, surge um aumento na produtividade, uma vez que eles terão uma visão de resultados e motivação com as conquistas futuras.
Modernização da empresa
Ter um planejamento focado na tecnologia da informação promove um aumento dos investimentos em tecnologia. Consequentemente, há uma modernização do negócio que acompanha o surgimento de novos equipamentos.
Dessa maneira, se uma empresa que realiza digitalizacao 3d, ao ter esse planejamento em mãos e percebe que suas máquinas eram antigas e ineficientes, poderá adquirir novos digitalizadores e melhorar a visão da marca.
Aumento da segurança da informação
Junto ao fato do aumento no investimento de novas tecnologias, as informações ficam progressivamente seguras, visto que esses equipamentos vão evoluindo cada vez mais.
Por exemplo, se uma empresa que realiza banner impressao tem esse planejamento e adquire novas tecnologias, ela consegue manter os dados de seus clientes em um sigilo mais garantido, aprimorando o status do negócio.
Melhor atendimento ao cliente
Consequentemente, o acréscimo da inovação ao cotidiano da empresa, essas tecnologias podem ser utilizadas para uma automação do atendimento ao cliente.
Dessa forma, além do consumidor ter uma atenção mais focada e efetiva aos seus problemas, a companhia consegue manter seus funcionários focados em outras funções, aumentando a proximidade dos objetivos.
Assim, se uma empresa que vende relogio de ponto digital tem um planejamento de TI e investe no atendimento ao cliente, ela pode compreender rapidamente os problemas de seus produtos para melhorá-los para promover uma assistência de qualidade.
Conclusão
Graças à tecnologia, a velocidade de obtenção de produtos e serviços aumentou drasticamente. Portanto, ao incrementá-la no dia a dia da empresa, é possível que o trabalho fique mais rápido, e as metas são rapidamente alcançadas.
Ademais, ao criar um planejamento com cada objetivo claramente estabelecido, o trabalho será mais focado e a empresa conseguirá os resultados em um tempo menor, afinal, os esforços serão direcionados e eficazes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
