Tecnologia que revolucionou a leitura e armazenamento de textos físicos em arquivos digitais, a ferramenta OCR é um grande acréscimo na infraestrutura de uma empresa, uma vez que potencializa o processo de digitalização nos ambientes organizacionais.
Sigla que indica Optical Character Recognition, ou, em português, Reconhecimento Ótico de Caracteres, o recurso faz parte do processo interno das empresas e do aprimoramento no atendimento ao cliente, no que compete ao preenchimento de cadastros e autenticações.
Conhecer a versatilidade da ferramenta e sua aplicação no contexto institucional é de extrema importância para o gestor que deseja aumentar sua produtividade, reduzir burocracia e acelerar seus processos.
Esta é apenas uma das várias inovações projetadas com o objetivo de automatizar ações humanas, na maioria dos casos, caracterizadas pela alta repetição, simplicidade motora e o baixo uso de exercício criativo para sua execução.
Desta maneira, o papel das máquinas se revela oposto ao retratado nos filmes de ficção científica. Ao invés de um concorrente humano, tais tecnologias auxiliam os indivíduos a alcançarem o seu potencial máximo.
Anatomia do recurso OCR
O OCR é um recurso que possibilita a leitura e transferência de documentos físicos, sejam estes impressos ou a mão, em arquivos digitais editáveis de modo mais fácil. Para executar a ação, é necessário definir seus canais de entrada e saída.
Uma empresa que trabalha com personalização de uniforme pode economizar até metade do tempo diário utilizado no preenchimento de formulários, cadastros e fichas técnicas para cada produto, minutos que juntos, configuram semanas do ano poupadas.
Tempo é dinheiro quando se trata das organizações, núcleos de atividade que enfrentam uma concorrência que busca aumentar suas receitas e produtividade. Reduzir o tempo de execução de atividades burocráticas é um grande acréscimo nos ciclos de trabalho.
Falar de canais de saída e entrada, isto refere-se às ferramentas e formatos envolvidos na atividade realizada por um OCR. Os canais de entrada são todos os dispositivos que comportam o recurso e permitem a leitura de arquivos físicos, como:
1 – Smartphones e tablets
Os smartphones e tablets são dispositivos derivados do telefone que contém um sistema operacional embutido. A maior parte destes aparelhos contam com uma biblioteca de aplicativos que disponibilizam o acréscimo gratuito de novas funcionalidades.
O limite é a memória do aparelho, disposta nas informações de embalagem e nas configurações do item. A boa notícia é que as aplicações OCR voltadas para mobile são leves e ocupam um pequeno espaço de armazenamento.
Assim, um escritório de coworking pode facilitar seus processos de digitalização ao incluir a ferramenta OCR nos dispositivos móveis usados pelos colaboradores. A tecnologia é derivada de outras conhecidas pelo público, simplificando sua implementação.
Recursos como leitores de QR Code e código de barras, úteis para transferências financeiras e acesso rápido a catálogos, lançaram as bases para o uso do OCR nas atividades diárias.
O canal de entrada nestes dispositivos é a câmera de média a alta resolução, presente na maior parte dos aparelhos disponíveis no mercado.
Assim, o aplicativo realiza a leitura rápida do arquivo e sua respectiva conversão para o formato que o usuário definir, provocando uma limpeza empresarial.
A ferramenta também auxilia no preenchimento de assinaturas eletrônicas em contratos e fichas, além de inserir o recurso no atendimento ao cliente. Muitas empresas usam o OCR no atendimento para agilizar o fornecimento de documentos para autenticação de cadastro.
O que anteriormente era um processo burocrático, que poderia levar dias, tem seu tempo drasticamente reduzido com o uso do recurso. O cliente não mais precisa emitir cópias de seus documentos e se deslocar de casa, aumentando seus índices de satisfação.
2 – Desktop e impressoras
O uso de scanners para transferir arquivos físicos para computadores é um recurso antigo, mas com problemas que foram solucionados pelo OCR. O principal deles era a conversão de arquivo, inicialmente em formato de imagem após o escaneamento.
Transformar imagem em documento editável era um processo complicado, propício a muitos erros de formatação e transformação de caracteres. A aplicação OCR para desktop transforma o documento escaneado em texto automaticamente.
O diferencial das aplicações OCR reside na capacidade de converter o documento lido para múltiplos formatos, como PDF, arquivo de texto editável, apresentações em slides e planilhas, todos compatíveis com várias plataformas.
Para usar o recurso em computadores e impressoras, basta realizar o escaneamento do modo tradicional, a partir do uso da ferramenta indicada pelo acessório. A conversão acontece em um programa especializado que pode ser encontrado na web.
O principal efeito dessa versatilidade é dispensar o uso de muitos programas e aplicativos para executar um curto conjunto de atividades, poupando tempo de operação e espaço de armazenamento nos dispositivos em um setor de higienização de estofados.
Vantagens de aderir ao OCR
A tecnologia OCR é um acréscimo de baixo custo e navegabilidade intuitiva, facilitando sua adesão em equipes de todos os níveis de maturidade digital. A ferramenta ainda é compatível com a maior parte dos dispositivos disponíveis no mercado.
Enquanto muitas ações de automatização dos processos internos exigem a reformulação da cadeia produtiva, o treinamento de colaboradores e a compra de novos dispositivos, o OCR dispensa tudo isso, tornando sua adesão indispensável para a digitalização da empresa.
Maior compartilhamento de dados
A comunicação é um dos fatores mais importantes quando se examina indicativos de sucesso de um empreendimento. Comunicar-se dentro do ambiente corporativo deriva da capacidade de compartilhar dados importantes.
Diversas atividades necessitam do envolvimento híbrido de diversos departamentos para serem executadas com maestria. Os níveis maiores de um setor de marketing precisam examinar dados de produção e finanças para construir uma estratégia.
Uma consultoria de engenharia pode alavancar seus resultados ao aderir ao OCR, uma vez que os documentos importantes da empresa podem ser armazenados em bancos de dados acessíveis aos gestores a qualquer momento.
Além disso, a digitalização de documentos contribui com a integração de dados para análises de desempenho, úteis para o planejamento estratégico.
Melhor aproveitamento do espaço
A digitalização de documentos pela técnica OCR elimina a necessidade de almoxarifado e locais específicos para o armazenamento de arquivos físicos, por exemplo.
Além de promover o melhor aproveitamento de sedes físicas, a digitalização contribui com a organização documental.
Os valores despendidos com locação, manutenção ou compra de espaços físicos para a atividade empresarial constam entre os maiores no passivo das organizações, ocupando entre 10% e 50% dos investimentos no negócio.
Além disso, o arquivamento de documentos, importantes para uma empresa de medicina do trabalho, pode se mostrar uma estrutura cara de outras maneiras, através da:
- Contratação de profissionais especializados em arquivamento;
- Compra de móveis e ficheiros para organização;
- Seleção de cômodo trancado e restrito para os arquivos;
- Criação de sistemas complexos para catalogação.
Todos estes custos são eliminados por completo através da digitalização, visto que esta estrutura é substituída por bancos de dados que permitem a pesquisa rápida por palavra, facilitando a consulta para todos os colaboradores autorizados.
Maior segurança
A segurança da informação é um tema em voga nos ambientes corporativos, uma vez que vazamentos e perdas de dados podem colocar em risco a integridade da empresa e de seus stakeholders, como funcionários, clientes, investidores e parceiros.
O OCR agiliza a digitalização de documentos em um empreendimento especialista em transporte de resíduos, um processo de automação que melhora a segurança dos dados a partir dos seguintes pontos:
- Menor taxa de erros no preenchimento de fichas e contratos;
- Verificação contínua das informações em bancos relacionais;
- Menor índice de perda de dados pela computação em nuvem;
- Maior controle das técnicas de segurança empregadas.
Na transição para um sistema digitalizado e empregado, a ferramenta OCR facilita a atualização de dados em tempo real, salvaguardando a integridade destas informações de modo verificável, protegendo o negócio de danos de ordem jurídica.
Custo zero
A ferramenta OCR é um dos poucos recursos de digitalização e automação de processos que pode ser considerada completamente gratuita.
Não apresenta custos diretos de instalação dos programas e aplicativos, tampouco custos indiretos de treinamento.
Usar OCR é uma excelente alternativa para o gestor que pretende aumentar a maturidade digital de sua empresa, mas teme que uma transformação drástica baixe o rendimento e a motivação dos funcionários, incapazes de acompanhar as mudanças.
Por isso, para inserir uma rotina mais próxima das tecnologias digitais, o OCR pode ser inserido em qualquer atividade que exija a manipulação de documentos em serviços de lavanderia, implementando mudanças gradativas.
Conclusão
OCR é um recurso de extrema importância para o desenvolvimento de empresas, capaz de potencializar a produtividade das tarefas administrativas e reduzir a burocracia das operações diárias.
Além de reduzir custos e contribuir para o maior dinamismo das atividades, implementar a ferramenta é inserir uma cultura organizacional que preza pela conformidade com a tecnologia digital e seu uso em prol do desempenho.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
