A Toyota Motor Europe (TME), empresa de fabricação de automóveis que opera em 29 países europeus, empregando cerca de 25.000 pessoas, implementou o Microsoft 365, plataforma de colaboração para encorajar a troca entre os funcionários, bem como um novo modelo de rotina com o retorno ao trabalho híbrido e a transformação de uma montadora tradicional para uma empresa de mobilidade inovadora.
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De acordo com Tine Slabbinck, gerente da equipe de Produtividade Empresarial da Toyota Motor Europe, essas mudanças estão vinculadas à missão geral da companhia que está sendo apoiada por uma nova estrutura de orientação chamada de cinco Cs – Coragem, Curiosidade, Colaboração, Criatividade e Coaching.
“O que estamos fazendo com o Microsoft Teams é uma questão de gestão de mudança, é sobre explicar as coisas de uma forma simples, ter paciência e empatia e, em última instância, tentar fazer a diferença em um nível humano”.
Ainda, com mais de 69 nacionalidades trabalhando na TME, a companhia identifica na tecnologia uma forma de integrar ainda mais as diferentes culturas presentes na sua organização. Assim, a equipe de Produtividade Empresarial de Slabbinck concentra-se em apoiar os funcionários em toda a rede TME para abraçar novas formas de trabalho, especialmente como eles usam ferramentas digitais.
“A missão da nossa equipe é aumentar a adoção do ambiente de trabalho digital da Microsoft 365 pelos usuários, além de nos aproximar deles dando espaço para ouvi-los”, explica ela.
Acelerando a adoção
Usar ferramentas digitais para aumentar a produtividade e a colaboração não é uma busca nova para a Toyota. A empresa foi uma das primeiras a adotar ferramentas baseadas em nuvem e já estava planejando mudar para algo semelhante a um local de trabalho híbrido em 2019.
“A empresa tinha acabado de anunciar que trabalharíamos remotamente dois dias por semana”, lembra Slabbinck. “Então, estávamos ocupados nos preparando para isso, colocando tudo no lugar, quando a COVID-19 aconteceu”.
Assim, o que antes era uma decisão estratégica de abraçar o trabalho remoto, de repente se tornou uma necessidade.
Enquanto os primeiros dias se concentravam em garantir que os firewalls pudessem suportar a nova configuração e os princípios básicos fossem cobertos, a equipe rapidamente voltou sua atenção para o bem-estar dos funcionários da TME conduzindo pesquisas de satisfação com base na tecnologia disponibilizada.
Como parte da mudança, eles criaram a comunidade “Know It”, um portal no Teams e no SharePoint onde as pessoas podem encontrar informações importantes sobre as ferramentas do Microsoft 365 com perguntas frequentes e vídeos. Assim, os funcionários podiam trocar informações e orientar uns aos outros quanto ao uso da tecnologia.
Como resultado, Tina relembra: “Descobrimos que as reuniões das equipes ao vivo com vídeo permitiram um compartilhamento mais rápido das melhores práticas para um público maior, então foi uma melhoria com relação a como era anteriormente”.
Além disso, foi feita uma série de webinars para apoiar as pessoas a concentrarem o seu tempo e a compreender o seu próprio estilo de trabalho.
“Muitos funcionários começaram a usar o Teams junto ao Planner, por exemplo. E eles estão descobrindo que o Planner realmente os ajuda a visualizar suas tarefas e trabalhar de uma maneira nova e mais ágil”, comenta Slabbinck.
Um aspecto importante da maneira como a Toyota Motor Europe está usando a tecnologia, é vê-la não isoladamente, mas como parte de uma transformação organizacional mais ampla.
“Essa transformação envolve a criação de produtos, sistemas e serviços. Isso aproximou nossas funções de TI, RH e administrativas ao foco na colaboração, compartilhamento aberto e inovação. Juntos, pretendemos inspirar e possibilitar a mudança para a organização”.
Uma nova mentalidade para o local de trabalho híbrido
Como muitas empresas em todo o mundo, a Toyota Motor Europe agora enfrenta o desafio de estabelecer o local de trabalho híbrido de forma permanente. Um aspecto disso foi a criação de um roteiro digital definido em conjunto.
“Nós nos concentramos em construir um roteiro para o local de trabalho híbrido – e o Microsoft Teams é uma parte central disso ao nos ajudar a ter uma colaboração harmoniosa”.
Ainda, a ferramenta Microsoft Forms está incentivando funcionários a darem ideias e ajudarem na inovação da empresa enquanto participam de reuniões por videoconferência.
Mesmo que mais e mais funcionários voltem ao local de trabalho, haverá flexibilidade sobre a ida ao escritório e, portanto, a tecnologia continuará sendo essencial para a continuidade desta nova mentalidade de trabalho.
“A orientação do RH é de ir ao escritório entre 40% e 60% do seu tempo. O que isso significa que a maioria das reuniões ainda serão via Teams, uma vez que ter todos no mesmo local provavelmente não acontecerá com tanta frequência”, finaliza Tine Slabbinck.
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