Uma empresa é formada por uma série de processos que são essenciais para o seu bom funcionamento e para a distribuição de todas as demandas. É por isso que o ERP é um sistema tão crucial e que não pode ficar de fora das suas operações.
Estando ligado com o planejamento de uma organização, o ERP tem como principal intuito otimizar as atividades que são realizadas dentro de um empreendimento, de forma que possa melhorar a gestão interna e, com isso, deixar a empresa mais funcional.
Aplicado nos mais diversos segmentos, como em escola particular para criança, por exemplo, o sistema é uma ótima forma de gerar maior produtividade, diminuir a taxa de erros e deixar os processos mais rápidos, facilitando o dia a dia da organização.
O que é ERP
Enterprise Resource Planning (ERP), que em português significa Planejamento de Recursos Empresariais, é nada mais que um software de gestão criado com o objetivo de otimizar as atividades realizadas pelas empresas por meio da automação.
Com um conceito que surgiu há mais de cem anos por meio do engenheiro Ford Whitman Harris que criou um sistema de produção, o ERP foi se desenvolvendo com o passar dos anos e hoje é um modelo tecnológico implementado em grandes empresas mundiais.
Realizando a automação de diversos processos, deixando o funcionamento interno organizacional mais rápido, o ERP também integra as atividades, como o núcleo de vendas, de finanças, logística, produção, recursos humanos e compras.
Essa integração é essencial para um melhor controle do que está sendo executado e também para servir como métrica da produtividade, dado importante na hora de reorganizar as demandas e melhorar as ações dos colaboradores.
Além disso, por conectar os mais variados setores, o ERP ainda ajuda a concentrar as informações em um único local, evitando que os dados sejam extraviados ou que um setor fique parado por dependência do outro.
Por exemplo, uma fábrica de uniforme feminino empresa passa a implementar o ERP nas suas atividades. Assim, o departamento responsável pelas vendas dos uniformes irá saber como anda a produção e até mesmo como funcionará a logística de entrega daquele lote.
Toda essa junção é importante para que os colaboradores do empreendimento não fiquem presos apenas às suas funções, mas também tenham uma visão mais ampla do que está ocorrendo em outros campos, melhorando até mesmo a tomada de decisão.
Outro ponto positivo dessa integração é que ela permite um melhor desenvolvimento das estratégias, pois será levado em conta todos os dados coletados da organização.
É como um software restaurante comanda eletrônica, que agiliza os processos e permite um bom funcionamento da gestão e da aplicação das ações.
Como funciona o ERP
O funcionamento desse software ocorre da seguinte maneira: primeiro é preciso que ocorra uma análise da estrutura da empresa. E quando se fala sobre estrutura, está incluso todos os processos e até mesmo a cultura do ambiente organizacional.
É importante entender essa essência para que as falhas sejam detectadas e para que o software que foi implementado orne com o perfil dos colaboradores e com o comportamento de toda organização, melhorando assim os aspectos positivos.
Dessa forma, inicialmente há uma revisão dos processos, podendo ter alteração na cultura da empresa e nas metodologias utilizadas, seguido da escolha do software para ser implementado nas atividades.
É importante ressaltar que essa implementação precisa ter aderência dos colaboradores e que atenda as necessidades da empresa, especialmente as necessidades futuras, já que a troca constante de softwares não é recomendada, pois atrapalha todo o sistema.
O seu funcionamento no dia a dia ocorre por meio do monitoramento das vendas, gestão de pessoas, analisando as questões de produtividade, administração do financeiro da empresa, como as contas a serem pagas e o controle do estoque.
Por exemplo, em uma fábrica de mangueira corrugada 100mm o departamento de vendas retira do estoque cem produtos. A retirada dessa quantidade é informada para o setor de logística e para os demais setores que precisarem dessa informação.
Um lado muito importante dessa ferramenta é que ela é extremamente segura e evita o vazamento de dados, principalmente quando se fala sobre o ataque de hackers. Com diversas camadas de proteção, o ERP tem criptografia, firewalls e soluções de segurança.
Além disso, o software ainda pode ser personalizado, ou seja, ele pode ter módulos direcionados para as necessidades da empresa, facilitando ainda mais o seu uso pelo time de funcionários e também garantindo maior aderência.
O ERP personalizado traz muitos benefícios para a organização, como uma gestão mais completa, maior controle sobre a produção, mais velocidade e, como dito anteriormente, integração.
A vantagens do ERP
Criado justamente com o objetivo de promover uma série de vantagens para as empresas que fazem o seu uso, o ERP é destaque por conseguir entregar benefícios que passeiam pelos mais variados segmentos. São eles:
- Automação;
- Redução de custos;
- Monitoramento das vendas;
- Segurança de dados;
- Redução das falhas;
- Gestão de pessoas;
- Melhora a tomada de decisões.
Existem muitas outras vantagens que surgem com o ERP, mas as citadas anteriormente são as mais comuns e mais atrativas para os empreendimentos que decidem implementá-lo.
- Automação
Importante para agilizar aquelas atividades repetitivas e mais simples, mas que tomam tempo, a automação integra essas ações, deixando todo o processo mais simples e coeso dentro da organização.
Além disso, a automação é importante por acelerar as demandas dos colaboradores, aumentando, assim, a produtividade dentro do ambiente organizacional.
- Redução de custos
Outro ponto extremamente positivo é o custo benefício que a empresa passará a ter com o ERP. Isso porque o software proporciona uma visão 360 de diversos campos dentro da empresa, ajudando a identificar os custos desnecessários.
Essa redução também está ligada com o estoque do negócio, pois muitas vezes o excesso de produtos que não são necessários gera um aumento no orçamento final do empreendimento.
Por exemplo, uma fábrica de resistência de forno industrial pode identificar com o ERP os gastos detalhados para a fabricação do produto, podendo substituir materiais ou até mesmo cortá-los.
- Monitoramento das vendas
Também é possível ter controle sobre as vendas que estão sendo realizadas por meio de métricas que mostram também o desempenho da equipe responsável por essa função.
Esse acompanhamento é fundamental para a criação de novas estratégias e abordagens, além de identificar as falhas que estão ocorrendo durante o processo de transação.
O monitoramento também se estende para o controle do estoque, pois mostra quando um produto está chegando ao fim, como uma loja que vende cortina sanca gesso, por exemplo.
- Segurança de dados
Protegendo não apenas os dados da empresa como também dos seus consumidores, o ERP guarda todos os dados dentro de uma nuvem, evitando que as informações sejam perdidas futuramente.
Além do mais, ele também centraliza em um único local para o usuário todos os elementos que ele precisa para realizar as suas demandas. Esses dados ficam disponíveis em uma dashboard.
- Redução das falhas
Justamente por ter diversos dados centralizados, o software proporciona aos seus usuários informações privilegiadas que os ajudam a realizar decisões mais alinhadas com os outros setores, já que todos terão acesso à mesma fonte.
Um exemplo claro dessa vantagem é quando há a compra de um produto, como transpaleteira elétrica com torre, e o vendedor dá baixa no estoque. Automaticamente, o setor financeiro já emite a nota fiscal do produto, agilizando também a venda.
- Gestão de pessoas
A valorização do colaborador vem por meio de uma organização que o ERP realiza, fornecendo dados para a equipe de Recursos Humanos, que poderá ter uma visão melhor sobre a produtividade dos colaboradores, perfis e se eles se encaixam nas suas funções.
E todas as respostas para esses tópicos geram ações benéficas para o marketing interno da organização, como a criação de plano de carreira, bônus mensais, prêmios de reconhecimento e muito mais.
- Melhor tomada de decisões
Para que uma decisão seja tomada corretamente é necessário que ela seja baseada em uma análise profunda e que tenha dados. Esses dois pontos são oferecidos pelo software, que faz uma varredura geral do que está acontecendo.
Por meio de gráficos e métricas, o ERP leva para a criação de novas estratégias, como se implementar uma climatização de dois ambientes com um aparelho split pode ser uma nova forma de vender o produto, por exemplo.
Considerações finais
Uma empresa precisa ter tecnologias que a ajudem a desenvolver as suas funções de forma otimizada e assertiva, e o ERP vem justamente com essa proposta.
Esse modelo de gestão tão conhecido é uma bússola para os empreendimentos, e resulta na melhora da sua comunicação interna e na realização das suas demandas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
