A automatização de processos está em alta porque as organizações precisam modernizar e facilitar as atividades do dia a dia. A tecnologia veio para facilitar a rotina da corporação e atualmente, é praticamente impossível ignorar esse fato.
Fazer uma boa gestão de processos é crucial para o sucesso do negócio, e, cada vez mais, empresas procuram maneiras de fazer isso de maneira automática.
Quando se fala em automatização, a primeira coisa que vem à cabeça são as linhas de produção dentro das fábricas, algo que ocorre por meio de máquinas e robôs que operam com alguns botões.
Mas existem muitas outras áreas que podem se beneficiar com essa tecnologia, como no caso de um escritório. Modernizar a corporação é essencial para acompanhar as tendências e as exigências do consumidor moderno.
A tecnologia acelera as atividades internas, facilitando o dia a dia dos profissionais e aumentando a qualidade e a rapidez das soluções oferecidas para os clientes. Mas antes de implementar, é necessário dominar o assunto.
O gestor precisa entender o que é a automatização de processos, quais são seus benefícios e de que maneira implementar, e é sobre isso que este artigo vai falar.
Entendendo a automatização de processos
Automatização de processos nada mais é do que automatizar tarefas que eram feitas manualmente, o que traz muitos benefícios para a rotina da companhia.
O tipo de automatização depende do ramo de atuação da corporação, e existem muitas coisas que podem passar por isso e que facilitam o dia a dia.
Por exemplo, dentro de um escritório, a automação ocorre por meio de softwares e aplicativos que aprendem sobre os processos.
Ao fazer isso, um fabricante de prótese de cabelo consegue analisar os resultados e melhorar a organização. Os escritórios de advocacia também são outro exemplo, porque reduzem o tempo de atendimento, escalam as demandas e educam os clientes.
Isso é possível por meio de contato inteligente, mas primeiro é necessário automatizar os passos que costumam ser solicitações de orçamento e orientações sobre documentação.
O propósito da automatização é otimizar a rotina, permitindo até mesmo que os clientes cheguem até a organização com todas as informações necessárias.
Sem essa facilidade, os atendimentos costumam levar mais tempo, assim como os processos são mais burocráticos e demorados.
Com a ajuda de um software, aplicativo ou contato inteligente, a companhia vai aprendendo com as interações e conseguindo ganhos cada vez maiores.
Benefícios da automação de processos
Os recursos tecnológicos usados para automatizar processos trazem muitos benefícios para as empresas, e tem entre os que mais se destacam estão:
- Aumento da produtividade;
- Padronização;
- Facilidade em analisar métricas;
- Centralização de informações;
- Definição de prazos;
- Transparência;
- Mais competitividade.
Para um fabricante de agendas promocional, uma das maiores vantagens é a redução de custos permitindo que as atividades sejam feitas em menos tempo, o que reduz o prazo para a realização de atividades.
Não é necessário ter tantas pessoas realizando um único processo, o que reduz os custos com contratações e encargos operacionais.
A redução de tarefas manuais e repetitivas permite investir mais tempo em atividades centrais, como análises de resultados, inovação e foco no cliente.
A automação de processos traz mais segurança na realização do que deve ser feito, ao passo que o trabalho manual depende muito das pessoas e está mais sujeito a erros humanos.
Quanto mais precisas e manuais forem as tarefas, menos chances de erros, além disso, tudo acontece de maneira mais rápida e eficiente, produzindo mais resultados em menos tempo.
Outro benefício é o aumento da assertividade, visto que sem interferência humana, os erros podem ser frequentes ou simplesmente deixam de acontecer. Como resultado, a mais confiabilidade dos dados e informações.
Isso faz com que a companhia consiga analisar melhor as métricas e indicadores, existem até mesmo soluções que oferecem relatórios automáticos, com base nas informações do sistema.
Alter relatórios e métricas confiáveis, fica mais fácil tomar decisões acertadas, com impactos positivos para a corporação. Os dados são ativos valiosos para a estratégia e o aumento da confiabilidade melhora o dia a dia da corporação.
Supondo que um consultório de médico urologista impotência utilize um software CRM, terá mais facilidade para acessar dados de pacientes, o que facilita a gestão de relacionamento.
A automação facilita a comunicação entre as equipes e as áreas, favorecendo a visualização de resultados. Os quadros de avisos ou canais de e-mail deixaram de ser suficientes para uma boa comunicação entre todos.
Hoje em dia, a empresa pode usar ferramentas que garantem a eficiência, o acesso e a circulação de informações. A integração de multiplataformas traz uma visão ampla sobre o negócio, o que favorece a análise do cenário, clientes, mercado e por aí vai.
São sistemas que mostram para um fabricante de caneta personalizada com nome gravado qual é o tempo de execução das tarefas.
É possível saber em quais projetos a equipe está alocada, se é possível assumir novas demandas e o tempo gasto em cada projeto.
O negócio terá mais facilidade para definir prazos assertivos e seguros, o que reduz as chances de atrasos nas entregas.
Quanto maior for o acesso à informação, mais fácil controlar o fluxo de trabalho e isso acontece porque as informações ficam registradas em um histórico, facilitando o controle e futuras auditorias.
Isso ajuda a garantir que a conduta dos funcionários e dos processos realizados estejam dentro dos padrões da companhia.
Por fim, a automação torna os processos mais rápidos e eficientes, além de profissionais mais produtivos e engajados. É assim que um fabricante de película automotiva transparente vai oferecer um produto de boa qualidade.
A competitividade aumenta, ao passo que os clientes se sentem mais satisfeitos, o que eleva os lucros da marca. É justamente por isso que as maiores organizações investem em automação, mas é importante saber como fazer isso.
Como implementar a automação de processos
Para fazer a automação de processos e aproveitar todos os benefícios que as ferramentas tecnológicas podem trazer para a empresa, é necessário saber implementar. Algumas dicas para isso são:
Fazer um mapeamento
A primeira coisa que precisa ser feita para automatizar processos e ao mesmo tempo garantir a segurança da informação é compreender como se dá o funcionamento dos sistemas atuais.
Em linhas gerais, a empresa precisa fazer um mapeamento detalhado de seus processos e com isso descobrir quais podem ser otimizados ou automatizados, tanto em relação à produtividade quanto a falhas de segurança.
Planejar a implantação
Depois de conhecer seus sistemas atuais, um fabricante de estação de trabalho em sp deve desenvolver um cronograma e planejar uma boa estratégia.
A primeira coisa a ser feita é investir em aspectos simples e que trazem rápidos retornos para o negócio, pois assim fica mais fácil adaptar a equipe a todas as mudanças.
Focar nos benefícios para o cliente
Seja durante o planejamento ou na execução da automatização, também é muito importante pensar na segurança da informação, de modo a beneficiar os clientes.
Qualquer mudança que não melhore a qualidade do serviço e não traga retorno real para a corporação pode ser dispensada, evitando assim gastar energia, tempo e dinheiro.
Treinar os funcionários
O sistema não vai se manter sozinho se não houver uma equipe especializada, por essa razão, antes de implementar a automação, uma empresa de limpeza de radiador automotivo deve preparar a equipe.
Os profissionais precisam estar preparados para lidar com as mudanças e aproveitar os recursos, tendo em vista que a automação vai tornar as tarefas mais rápidas, o que exige adaptação e um fluxo ágil de informações.
Trabalhar com segurança de dados
Proteger as informações da empresa e dos clientes é algo muito importante durante a automação de processos, visto que com mais sistemas digitalizados, também podem ocorrer invasões e crimes virtuais.
A empresa precisa investir em um sistema de segurança da informação bem estruturado e que reduza os riscos.
Monitorar os resultados
Antes, durante e após a implantação do plano, um fabricante de medicamento manipulado para ganhar peso deve monitorar as métricas para embasar nas próximas decisões.
É necessário monitorar o desempenho das atividades, e caso as análises mostrem que o sistema está vulnerável, é necessário um plano de reestruturação.
Considerações finais
Automatizar os processos da empresa é indispensável para que o negócio se modernize e continue acompanhando as tendências e exigências do mercado.
É assim que ela será capaz de atender às demandas e necessidades dos seus clientes, independentemente de porte ou segmento.
Para aproveitar todos os benefícios da automação, basta fazer um planejamento para aplicá-la, de acordo com os objetivos do negócio e seus processos internos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
