O PMO significa, na língua inglesa, Project Management Office, que vai se conectar com a ideia de um setor bem específico dentro de uma empresa ou pode ser entendido como escritório de projetos. É uma área essencial dentro do negócio.
A gestão de projetos é um setor construído com diversas ferramentas para que todos os resultados de um certo objetivo sejam alcançados com excelência. Por isso, um negócio que trabalha com o serviço de calibração de equipamentos médicos deve investir.
O PMO é o setor que fica responsável por criar e manter os padrões de gerenciamento de projetos da empresa, com a finalidade de otimizar a gestão e a execução de propostas da instituição como um todo ou de uma área específica.
Hoje em dia, mais do que em tempos passados, os executivos já entendem mais o valor do PMO, e sabe-se que os executivos que não implementaram sempre colocam isso como uma das metas mais importantes dentro de um período curto de tempo e que deve ser feito.
Então, um negócio que trabalha com a venda de agasalho esportivo infantil masculino deve colocar como uma das suas metas, ter um escritório de projetos, para que a gestão de projetos da empresa seja muito bem feita e que se consiga completá-los.
O maior foco desse artigo é retirar, ou tentar retirar, quaisquer que sejam as dúvidas ainda existentes sobre o que é Project Manager Office, dando tudo o que se necessita saber para que as possibilidades de sucesso aumentem significativamente.
Sabe-se que toda empresa vai depender de projetos para entregar valor para os clientes. Afinal de contas, é o resultado deste processo que desenvolve os produtos e serviços para que seja possível atender as demandas do mercado que sempre surgem.
Por isso, diversas organizações contam com um departamento completo e dedicado a essa tarefa. As vantagens que ele traz para as empresas são tantas que eleva a demanda por especialistas em gestão de projetos, e tem crescido muito no decorrer dos anos.
O PMO é uma das áreas em alta para para os próximos anos, de acordo com a consultoria Robert Half. E quem está em atuação na área costuma ser bem remunerado, mas é evidente que vai depender do porte do negócio.
Mas não há um grande problema quanto ao tamanho na verdade, se uma empresa que faz monitoramento à distância, contratar alguém para fazer o PMO, mesmo que a empresa seja pequena, vai conseguir ter ótimos resultados pagando um salário bom ao profissional.
Conceito de PMO
A sigla PMO quer dizer “escritório de projetos” em português, e é um tipo de estrutura organizacional que vai promover a padronização dos processos de governança e controle de projetos.
Ele é responsável por desenvolver metodologias que vão ser aplicadas ao gerenciamento de projetos, além de dar total suporte aos gerentes dos projetos, dando orientações aos instrumentos.
O PMO dentro de uma empresa pode se munir de um caráter corporativo, departamental ou também operacional. Principalmente, em uma empresa de lavagem de almofadas a seco, por exemplo.
Para que serve?
O escritório de projetos vai ajudar na consolidação da documentação de projetos. Também ajuda a espalhar boas práticas na empresa, além de garantir o uso de metodologias, modelos e ferramentas e o cumprimento das regras e políticas de governança.
A ideia é que o PMO organize e guarde todo o histórico de projetos feitos anteriormente e os elementos aprendidos com cada um. Desse modo, as boas práticas vão ser aquelas que levaram os projetos anteriores ao sucesso e que devem ser de fato repetidas.
O PMO pode tentar trabalhar na definição e no monitoramento dos dados relativos à gestão de projetos e tentar assumir a gestão direta de parte dos projetos.
Essa estrutura pode, ainda, ser totalmente responsável pela Gestão do Portfólio de Projetos, o que vai incluir fazer de monitoramento com os gerentes de projetos, alinhar a comunicação, além de produzir relatórios dos projetos do negócio.
Saiba como funciona o PMO e qual sua importância
O PMO funciona como se fosse um centro de referência em gestão de projetos. Desse modo, os gerentes de projetos têm acesso a um grupo de boas práticas e um espaço para recorrer quando possuírem algumas dúvidas.
Isso ajuda para o bom desenvolvimento dos gerentes de projetos e para a grande valorização do capital intelectual da organização.
O PMO é uma estrutura de grande importância em um negócio que roda vários projetos ou projetos de alta complexidade. A seguir, vão ser apresentados alguns dos motivos do PMO ser tão importante:
Evita a sobrecarga dos gerentes de projetos
É de responsabilidade do escritório de projetos monitorar o andamento das atividades, gerenciar bem os recursos e acompanhar as informações.
Sem um PMO, essas responsabilidades vão acabar caindo sobre o próprio gerente de projetos, o que vai facilitar a originação de erros e a sobrecarga do mesmo.
Melhora os processos
Um papel fundamental a ser desempenhado pelo PMO é achar os processos mais eficazes e torná-los um padrão, assim como ver quais são os ineficientes, impulsionar as correções e melhorias.
Aumenta a taxa de sucesso dos projetos
Com todos os processos eficientes sendo um padrão, existe aumento da produtividade e um direcionamento bem mais adequado dos recursos.
E isso vai fazer com que a taxa de sucesso dos projetos cresça de modo significativo, ainda mais em uma empresa que vende corrimão para rampas, por exemplo.
Faz os produtos serem melhores
Quando os projetos são feitos de forma ineficiente, totalmente desorganizada e com um gerente cheio de tarefas, as possibilidades de o produto final não ser como almejado são muito grandes. Desse modo, o PMO auxilia com que isso seja evitado.
Todos os tipos de PMO
Há outras subcategorias para um escritório de projetos, mas gestores devem conhecer os principais tipos de PMO’s que podem ser encontrados em uma empresa:
O PMO de suporte
O chamado PMO de suporte é aquele escritório de projetos que tem um perfil bem mais consultivo e direcionado para o coaching. Então, o principal papel é fazer indicações aos gerentes de projetos que estão separados dentro da organização.
O PMO de controle
Tem por foco orientar e analisar se os gerentes de projetos estão se guiando pelas normas de governança. Para isso, o PMO de controle precisa dar treinamento para os gestores, falando das boas práticas, métodos de trabalho e instrumentos.
O PMO diretivo
Ele tem um controle ainda maior do que o tipo de PMO anterior. É responsável por guiar os recursos da empresa para fazer os projetos, além de ditar quais gerentes vão trabalhar em cada um deles.
As suas principais funções
Várias das funções de um PMO vão depender do tipo do PMO que será usado. A seguir, vão ser apresentadas algumas das principais funções:
- Fazer a definição dos padrões, metodologias e processos;
- Definir métricas que devem ser acompanhadas;
- Fazer relatórios de performance;
- Instituir, monitorar e atualizar o cronograma, orçamento;
- Repartir dados aos departamentos de uma empresa;
- Guiar bem os recursos;
- Integrar bem os projetos;
- Controlar os riscos.
É muito importante ressaltar novamente que as funcionalidades mudam de acordo com os tipos de PMO. Isso é algo que um negócio que fabrica nobreak senoidal engetron deve ficar atento ao pensar na implementação.
Como implementar o PMO corretamente
Para fazer bem essa implementação e para que não seja muito inesperada, é válido ter, no início, um projeto inicial de abrangência menor dentro do negócio, para depois aumentá-la. Alguns passos para implementar o PMO corretamente são:
- Desenvolver a infraestrutura de departamento;
- Instruir os profissionais engajados no processo;
- Ter a estrutura física do setor, escritório de projetos;
- Organizar bem a equipe de projetos;
- Realizar um projeto inicial;
- Começar as operações.
Esses são os passos que devem ser seguidos para que a empresa possa implementar bem e de modo assertivo o PMO. E se uma empresa que vende switch e patch panel quiser ter um bom desempenho, deve buscar implementar de forma assertiva.
Os benefícios da implementação
O PMO tem inúmeros benefícios para as empresas, é evidente que alguns são mais visíveis do que outros, por isso alguns podem ser mais explicitados, como os que vão ser destacados em seguida.
- Criar uma metodologia de gestão de projetos sólida;
- Transparência e centralidade dos dados;
- Desenvolvimento de um histórico de erros e acertos;
- Controle centralizado e otimizado dos recursos;
- Ajuste estratégico dos projetos com as metas da empresa.
Esses são os principais benefícios que o PMO pode proporcionar para uma corporação, e cada um deles tem a sua importância nos projetos.
Considerações finais
Por fim, sabe-se que cada vez mais o monitoramento dos projetos necessita ser realizado por meio de dados. Os gerentes buscam sempre ferramentas que tenham a capacidade de mostrar relatórios que sejam completos, e organizar os projetos de forma mais unificada.
É algo que pode ajudar muito uma companhia que trabalha com serviço de conserto vidro elétrico automotivo, pois assim a empresa pode ter um panorama geral de onde é necessário fazer ajustes.
Nesse sentido, uma tendência gradual nos escritórios de projetos é a implementação de softwares de gestão de projetos. Esses softwares ajudam no controle, acompanhamento e gerenciamento dos projetos de modo mais simplificado e colaborativo.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
