Para que uma empresa tenha sucesso nas suas atividades, ela depende de organização e de disciplina. Para isso, realizar um mapeamento de processos é uma decisão bastante interessante e necessária.
Há vários motivos pelos quais uma empresa pode encontrar dificuldades em lidar com a sua rotina. Isso porque começar e gerenciar um novo negócio depende de várias habilidades e capacidades.
A forma de impactar o público, a escolha de uma equipe competente e preparada, a parceria com bons fornecedores e a gestão do dia a dia são apenas alguns exemplos do que precisa ser feito para que uma companhia tenha sucesso nas suas atividades.
Justamente por isso, para que tudo ocorra bem, uma empresa de adesivo, por exemplo, precisa contar com um gestor que tenha em mente as principais necessidades do negócio e saiba como atuar e lidar com elas no dia a dia.
É nesse cenário que entra o mapeamento de processos, uma vez que ele pode auxiliar a administração de uma companhia de forma inteligente e estratégica, ajudando os líderes a entenderem as dificuldades no negócio.
Tudo isso é preciso porque boa parte das operações de uma empresa podem dar errado diante de falhas em projetos, dificuldade comunicativa, gargalos não previstos, falta de objetividade e gestão inadequada de tarefas.
Por isso, um mapeamento de processos pode ser essencial. Neste artigo é possível entender quais são as principais metodologias do mapeamento, como aplicá-lo corretamente e conhecer a sua importância e benefícios.
Metodologias de mapeamento de processos
Tanto uma empresa especializada em publicidade em aeroporto quanto uma agência de marketing podem desfrutar do mapeamento de processos em suas atividades, garantindo maior eficiência e resultados.
O mapeamento de processos se trata de uma ferramenta utilizada para identificar e sequenciar etapas em um processo qualquer da companhia. Ele ainda ajuda na gestão de atividades, financeira e na administração das melhorias e otimizações.
Há diferentes metodologias que podem ser aplicadas para a realização de um mapeamento de processos. Entre as principais, é possível mencionar:
- Mapofluxograma;
- Fluxograma;
- Fluxograma horizontal;
- UML – Unified Modeling Language;
- BPMN – Business Process Model and Notation.
O mapofluxograma é a metodologia representada pelo layout de uma linha de produção. Ele apresenta o trajeto completo do produto, tratando do material, das pessoas ou de formulários da produção.
Enquanto isso, o fluxograma representa um processo utilizando símbolos e formas gráficas. A sequenciação forma um desenho do fluxo do processo. Ele facilita o entendimento de um processo por meio das imagens, garantindo uma análise mais simples e otimizada.
Já o fluxograma horizontal se trata de uma versão mais completa se comparada ao fluxograma. Isso porque há mais detalhes sobre as fases do processo.
O fluxograma horizontal conta com uma matriz: no eixo horizontal se representa as etapas do processo e no eixo vertical são indicados os responsáveis pela execução das atividades.
Pode ser que uma empresa de porta fórmica, por exemplo, prefira utilizar a metodologia UML. Nesse caso, ela utilizará um conjunto de diagramas, que estruturam e descrevem diversos tipos de sistema, partindo dos diagramas.
No caso do UML, a modelagem dos processos ajuda no acompanhamento do desenvolvimento dos processos de uma companhia ao longo do tempo.
Por fim, BPMN é uma notação que atua com foco em padronizar modelagem de processos de negócios. Ela ilustra a modelagem de forma simples, precisa e completa. Ele também utiliza símbolos, que descrevem relacionamentos e fluxos de atividades.
Com essas metodologias, é possível desenvolver um mapeamento de processos eficiente, que transforme a rotina da companhia, seja ela de coffee break para inauguração ou de contabilidade, garantindo mais assertividade e organização no dia a dia.
Como fazer corretamente o mapeamento de processos?
Para fazer o mapeamento de processos, é importante que se tenha em mente alguns pontos que fazem toda a diferença no sucesso dessa ferramenta. Afinal, ela deve ser aplicada corretamente para que traga os benefícios esperados.
O primeiro ponto se trata de determinar os objetivos em cada um dos processos. Com isso, é possível saber o que será buscado, ajudando a traçar um caminho mais assertivo e ordenado.
Depois, é essencial que sejam identificadas as entradas e saídas do processo. A entrada costuma ser o início, tendo como característica os insumos da cadeia de produção. Já a saída se trata do produto final, no qual os insumos se transformaram.
Nessa etapa, é indicado que se faça a identificação conjunta da abrangência da saída em relação ao público-alvo, dos testes de qualidade e das pesquisas de satisfação com relação ao resultado.
Na sequência, outro ponto que garante a aplicação correta do mapeamento é a apresentação da jornada do procedimento. Aqui, é indicado escolher um procedimento específico para ser realizado.
Assim, é preciso determinar o método que será utilizado. Em uma companhia especializada em uniforme de limpeza hospitalar, por exemplo, pode-se preferir identificar todos os processos da empresa, pontuando desde o início até a entrega, elaborando um mapa.
Outras opções incluem colher dados de maneira digital, tendo por base os softwares da companhia. Isso pode ser feito de forma simples utilizando a sistematização dessas bases, otimizando o processo.
Então, é preciso fazer a delimitação dos componentes, para que o processo seja bem estruturado. Saber quem é o responsável pela gestão, quem são os fornecedores, quem são os executores e quem são os clientes é fundamental.
Ao saber quem são os componentes do sistema, o entendimento dele se torna bem mais simples, assim como a compreensão das estratégias, da qualidade do produto, da linguagem e de outros níveis se torna mais rápida.
Há também a questão de entender os limites do processo, para que seja possível concluí-lo de forma acelerada e, inclusive, para mapear os processos da empresa como um todo. Isso dá uma visão ampla, pois traz soluções e união de esforços de todos.
A última etapa se trata da determinação das regras do mapeamento. Prazo plausível para finalizar o procedimento e apresentação de responsáveis ajudam na elaboração de um modelo de fácil visualização gráfica.
É importante lembrar que estabelecer as regras no início do processo e saber cobrá-las sempre de forma efetiva é essencial para que a realização de um trabalho de sucesso seja possível.
Diante desses pontos, uma empresa de placa personalizada para loja ou de qualquer outro segmento pode realizar corretamente o seu mapeamento de processos, otimizando a sua rotina e garantindo maior produtividade no trabalho.
A importância e os benefícios do mapeamento de processos
Depois de entender mais sobre as metodologias do mapeamento de processos e de saber como ele pode ser feito sem erros, é válido conhecer também um pouco mais sobre a importância e os benefícios que ele traz.
De modo prático, o mapeamento de processos se torna importante para a companhia pois evita que ela se perca diante das demandas exaustivas do dia a dia. Além disso, é um ponto de partida para uma organização mais eficiente.
Por isso, o mapeamento de processos acaba por trazer ainda benefícios patentes, que justificam a implementação dessa ferramenta o quanto antes, seja por companhias especializadas em espelho iluminado sob medida ou em estética. São eles:
- Coleta de indicadores assertivos e precisos;
- Aumento de produtividade e redução dos custos;
- Aumento da visibilidade do desempenho;
- Melhoria da comunicação entre departamentos;
- Qualidade e aumento da satisfação do cliente.
Ou seja, não importa qual seja o motivo pelo qual uma empresa quer implementar o mapeamento de processos na sua rotina.
Ela poderá desfrutar de vantagens que justificam essa aplicação o quanto antes, de forma que ela passa a ter mais resultados.
Há ainda outras questões que mostram que o mapeamento de processos ajuda tanto uma empresa que fornece kit lanche aniversario até escritórios de advocacia. Um deles é a previsibilidade de gargalos e a resolução deles rapidamente.
Outros pontos envolvem o controle do processo de produção, a padronização e o controle deles, de forma que se torna mais simples e fácil fazer uma gestão completa da companhia e evitar que erros atrapalhem a sua produtividade e o seu desempenho.
Considerações finais
Não há como negar que a falta de organização dentro de uma empresa pode trazer consequências bastante ruins, como a perda de lucros e o atraso na sua produção. Por isso, rever alguns pontos é sempre fundamental e indispensável.
Para suprir demandas como essas, uma das possíveis soluções é utilizar o mapeamento de processos, encontrando a melhor metodologia de aplicação de acordo com a segmentação e a rotina da companhia, de forma a desfrutar dos benefícios que ele pode trazer.
Por isso, é interessante selecionar a metodologia e saber como aplicar o mapeamento de processos de forma correta, garantindo assim sucesso para a companhia como um todo. Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
