O redesenho de processos é uma alternativa primordial para todo e qualquer projeto que, não sendo livre de falhas e equívocos, constantemente precisa ser repensado e corrigido. Deste modo, é fundamental estar atento aos momentos em que fazer isso é necessário.
Dar um passo para trás não é apenas preciso, como consiste em um sinal de competência, presente tanto em empresa jardinagem e paisagismo quanto em startups contábeis. É precisamente desta forma que se pode, em seguida, conseguir dar largos passos adiante.
Ademais, os ajustes que são feitos durante o redesenho são absolutamente necessários, não apenas para a prosperidade da empresa, mas também para a correção de fatores que geram graves danos, que podem prejudicar outras pessoas nessa trajetória.
Por esta razão, e para que até mesmo uma loja que instala GNV em carro turbo possa se beneficiar desta abordagem, será de grande utilidade abordar o redesenho de processos neste artigo, tratando ele como tema principal.
Abordando o seu conceito, será possível elucidar o seu funcionamento e a sua aplicação prática, além de ser possível, também, mostrar como otimizar os processos de maneira realmente eficiente.
Finalmente, será possível citar também alguns benefícios de redesenhar um processo. Para concluir, serão ensinados sete passos para fazer um redesenho de processo dentro de uma empresa.
Entendendo o que é redesenho de processos
O redesenho de processos trata-se de uma das etapas da otimização contínua de processos, que funciona reprojetando o processo já existente, o chamado AS-IS, em um novo processo também conhecido como TO-BE.
Isso é feito para que ele possa se livrar de atrasos, gargalos, desperdícios, bem como se corrigir de outras falhas, com o intuito de se tornar um processo mais eficaz e eficiente.
Isso significa dizer que é necessário fazer com que ele entregue mais valor aos clientes finais, em menos tempo e com o menor uso de recursos possível, ainda que se trate de um processo que envolve um quarto de hotel.
Para que fique mais claro, é possível começar dizendo que uma das principais ocasiões de redesenho de processo se dá durante os problemas de qualidade.
São os casos em que a expectativa dos consumidores em relação aos produtos e serviços não está sendo alcançada ou mesmo em que os clientes estão reclamando a respeito da qualidade inferior daquilo que está sendo entregue.
Nesses casos, é chegada a hora de reavaliar os processos como um todo, para que seja possível identificar quais as áreas que estão resultando em um desempenho realmente insatisfatório.
Deste modo, é possível dizer que o maior problema com processos é a ausência de conhecimento dos envolvidos a respeito do que está sendo feito e do modo como uma ação deve ser conduzida.
Além do mais, entra em cena também a questão do que o resultado do trabalho poderá impactar na organização, bem como quais são os resultados que se esperam, ainda que se trabalhe com a instalação de um motor de portão com corrente em um condomínio.
Sem uma boa compreensão acerca dos objetivos da empresa, os processos quase sempre irão falhar, mesmo que novos recursos sejam implementados ou uma nova tecnologia seja empregada.
A geração de valor com os processos operacionais inicia quando os envolvidos conhecem exatamente a importância dos valores para a empresa.
Para tanto, é fundamental uma avaliação da situação concreta da empresa, fazendo uma investigação dos aspectos que necessitam ser analisados, de acordo com as metas de desempenho planejadas e identificação das melhorias desejadas.
Tendo tais informações em mãos, é possível sugerir um redesenho de processos organizacionais, retirando atividades que não agregam valor, potencializando custos e recursos e otimizando a qualidade, ainda que seja para uma manutenção residencial.
Como otimizar os processos?
Tendo o conceito do redesenho de processos em si já consolidado na mente, também é de enorme utilidade conhecer algumas sugestões práticas de como dar maior potência a cada uma das etapas que podem compor uma empresa, ou mesmo um setor.
Assim, é possível afirmar que, quando o assunto é otimizar os processos, já se pode alcançar alguns bons resultados, são eles:
- Capricho no mapeamento;
- Fazer a identificação das falhas e desperdícios;
- Realizar a implementação;
- Fazer um bom monitoramento.
Se atentando a cada um desses critérios, será possível que até mesmo uma grande empresa que trabalha com cabeleireiro profissional masculino possa otimizar os seus resultados, única e exclusivamente por meio do avanço operacional interno.
Quais os benefícios dos redesenhos?
Dentre os principais benefícios que o redesenho dos processos pode proporcionar a um negócio, é possível mencionar, logo de início, que ela ajuda a:
- Aumentar a performance;
- Reduzir os custos;
- Facilitar a implementação de novas tecnologias;
- Possibilita a troca do ERP.
Assim, o redesenho de processos é como uma atualização dentro da companhia e, como qualquer outra, o objetivo é sempre a melhoria.
Tanto corrigindo falhas, otimizando etapas quanto aumentando a segurança, tudo resulta em processos mais eficazes, bem como no aumento da performance, seja em uma instalação de drywall no teto ou mesmo na entrega de alimentos.
7 passos para fazer um redesenho de processos
Por fim, o texto trará algumas orientações úteis para aqueles que desejam fazer um redesenho eficiente para a otimização dos processos de uma empresa ou de um setor específico.
Para que seja possível redesenhar um processo, de forma capaz de produzir uma mudança concreta no todo de uma organização, será necessário se ater a sete passos essenciais para começar da maneira correta. Esses passos consistem em:
- Conhecer o próprio negócio;
- Determinar as pretensões;
- Conhecer os processos;
- Analisar e documentar os processos;
- Simplificar os processos;
- Legitimar os processos redesenhados;
- Implantar esses processos e acompanhá-los.
Antes de mexer em qualquer processo, é imprescindível que se compreenda o negócio propriamente dito.
Assim, deve-se prestar atenção na cadeia de valor da empresa e entender como os processos interagem uns com os outros, desde os insumos que são adquiridos até uma simples cobertura metálica em arco que é instalada.
Entender isso é importante para que não se corra o risco de tirar uma engrenagem do lugar e depois não saber mais qual é a fonte do problema.
Depois de compreender como a rede de processos se relaciona entre si, é preciso observar como tudo isso flui antes de qualquer redesenho.
É justamente isso que irá ajudar a identificar os principais problemas, de modo a facilitar o trabalho futuro.
É possível investigar os processos apenas observando, da mesma forma como também se pode usar todos os tópicos, caso seja preferível assim. É preciso, portanto, escolher o que faz mais sentido para a realidade da organização no presente momento.
Outra coisa fundamental é já saber o que se está buscando desde o início. Isto é, ter a certeza de que os objetivos do redesenho de processos, bem como os indicadores e as metas já estejam definidas.
Depois de observar o todo, é hora de compreender os processos de modo individual. Esse é o melhor momento para dialogar com as partes interessadas para conhecer os principais problemas de cada processo.
É preciso lembrar que não há ninguém melhor para apontar os problemas de um processo do que aqueles que os vivenciam em sua rotina todos os dias. Este passo também serve para a compreensão da conexão entre os processos.
Com todos os dados coletados sobre determinado processo, é chegado o momento de registrar tudo, seguindo um padrão estabelecido anteriormente.
É sempre bom revisar se está tudo em ordem, pois é importante que todos os processos estejam alinhados para que não ocorram erros ou falhas.
Além disso, é bom manter os processos simples, pois se não forem simples, eles não funcionarão como devem. Processos complicados têm grandes chances de atrapalhar o time e multiplicar o tempo que todos precisam para se adaptar.
No sexto passo, é necessário observar e coletar resultados. Por mais que se tenha trabalhado bastante até o presente momento, o resultado nem sempre é o desejado, e é importante estar preparado para isso.
Depois de tudo que já foi feito, é chegada a hora de finalmente formalizar a implementação do processo já redesenhado.
Na prática, é provável que haja um vão entre a forma anterior e o novo jeito, sobretudo por causa dos colaboradores, que geralmente possuem uma certa resistência em aderir e se acostumar.
Considerações finais
Por meio deste artigo, foi possível perceber como o redesenho dos processos é importante para um negócio, uma vez que é justamente por meio dele que se pode perceber o que há de errado, e dar um novo eixo ao projeto.
Deste modo, todos os empreendimentos do mercado precisam conhecer o valor dessa abordagem, independente do segmento em que atuem.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
