Legado da pandemia, em que o trabalho remoto ganhou bastante força, as reuniões virtuais hoje são uma realidade na maioria das empresas ao redor do mundo. Tanto isso é realidade que um estudo da Universidade da Carolina do Norte mostra que os funcionários norte-americanos passam cerca de 18 horas por semana nesses encontros online.
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Isso acende um alerta, pois outras pesquisas apontam que os colaboradores acreditam que grande parte dessas reuniões são inúteis. De acordo com dados da Zippia, funcionários norte-americanos gastam, em média, 31 horas por mês em encontros que consideram improdutivos. Além disso, o mesmo levantamento da Universidade da Carolina do Norte mostra que o prejuízo anual das empresas dos EUA com esse tipo de coisa é de US$ 101 mi.
Segundo Juliano Dias, cofundador e CEO da Meetz, startup que oferece soluções de prospecção para empresas B2B, é necessário ter senso crítico e ver se é realmente necessário marcar uma reunião. “Antes de enviar qualquer convite, é preciso se perguntar: “o que quero resolver?”, “quem são as pessoas que podem me ajudar a resolver isto?”, “há tempo suficiente para que todos se preparem?”, “o que essas pessoas precisam saber antes da reunião para que ela seja produtiva?””, pontua o executivo.
Com isso, para evitar que o problema se estenda e afete o desempenho da equipe, o executivo separou algumas dicas para que as empresas evitem cair na armadilha de reuniões improdutivas e tenham encontros mais assertivos e objetivos. Confira:
1. Use o e-mail como aliado
Quantas vezes ouvimos dizer que “essa reunião poderia ter sido um e-mail”? Em muitos casos, isso realmente seria possível. Antes de marcar uma reunião, o ideal é ter em mente o que se quer comunicar. Se for apenas um checklist de atividades ou um comunicado geral que não derive em muitas dúvidas, considere, ao invés de fazer um encontro virtual com outras pessoas, encaminhar um e-mail com as orientações e se coloque à disposição em caso de dúvidas.
2. Deixe claro o objetivo principal e os próximos passos
Sabemos que uma reunião com muitas pessoas pode gerar bastante dispersão, ainda mais se for para discutir ou decidir algo. Para evitar esse problema, o ideal é fazer um briefing de introdução nos primeiros 2 minutos do encontro, contendo o que deve ser resolvido, prováveis causas do problema, consequências e impactos. Ao finalizar o papo, deixar claro quais serão os próximos passos, com responsáveis e prazos bem definidos para as tarefas estabelecidas. Também é interessante garantir que todos recebam as informações ou materiais de apoio que possam ajudar no preparo para o encontro.
3. Liderança firme
Em reuniões cheias e sem uma condução adequada, o papo acaba se desviando do propósito principal e, no final, o assunto a ser discutido fica em segundo plano. Com isso, muitas vezes é necessário agendar um outro encontro para resolver algo que poderia ter sido facilmente esclarecido. Por esse motivo, é importante que toda conferência tenha a figura de um líder facilitador que controle temas, falas, tempos e garanta que a conversa está seguindo o rumo do objetivo. Lembre-se: a reunião não é um bate papo e seu o foco deve ser resolver ou comunicar algo.
4. Utilize a tecnologia a seu favor
Durante as conversas, muitas informações importantes são passadas, de modo que os participantes ficam preocupados em anotar tudo e, por vezes, acabam deixando passar um outro detalhe de igual relevância. Para evitar isso e deixar as reuniões mais dinâmicas e interativas, considere utilizar ferramentas como o tldv.com. Ele grava, transcreve e resume os papos. Assim, dados da call podem ser consultados sempre que for preciso e o foco fica na interação com os pares, não em tomar notas. Além disso, no final, cada pessoa recebe um link por e-mail com as informações do encontro, poupando até mesmo a necessidade de uma ata.
5. Encaminhe lembretes para evitar faltas
Com a rotina atribulada, é normal as pessoas esquecerem das reuniões agendadas e marcar outros compromissos no mesmo horário. Isso acaba prejudicando todo um processo, já que pode acontecer de alguém útil naquele encontro não estar presente, então precisa reagendar o call para outro dia, o que toma, novamente, o tempo de vários colaboradores. Uma dica para evitar esse tipo de problema é programar o envio de lembretes habituais aos envolvidos. Além disso, exigir para que sinalizem o comparecimento no invite também ajuda a gerenciar os participantes
6. Limite suas reuniões
Caso as reuniões estejam tomando muito tempo do dia do executivo e prejudiquem o andamento das tarefas rotineiras, um bom hábito a se adotar é a limitação de calls. Assim, tanto o time quanto o próprio colaborador tenderão a avaliar de forma mais criteriosa a necessidade de um encontro. Uma boa sugestão é sempre exigir agendamentos com antecedência de, por exemplo, 6 ou 12h ou então programar a agenda para só aceitar, no máximo, 2 reuniões de 45 min por dia.
7. Avalie a necessidade de comparecimento
Ao receber um invite para uma reunião que nada tenha a ver com as suas atribuições, o colaborador pode avaliar se sua participação é mesmo necessária e conversar com o organizador do papo. Assim, esse profissional consegue focar suas energias em atividades realmente produtivas. Além disso, a presença de alguém que não faz parte do universo daquele encontro pode prejudicar o andamento dele, já que muitas dúvidas precisarão ser sanadas em seu decorrer.
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