O Sistema Federação das Indústrias do Estado do Paraná (Fiep) deu um novo passo rumo à otimização das atividades. Trata-se de uma jornada de automatização de processos operacionalizada com a orientação da Certsys, empresa especializada em inovação e transformação digital.
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A implementação de robôs gerou economia de tempo, antes dedicado a tarefas manuais de repetição. Com isso, o resultado das entregas ficou mais eficiente, aproveitando o potencial dos colaboradores e reduzindo custos.
“Já vínhamos numa jornada digital dentro do Sistema Fiep desde 2009 para modernizar nossos processos. Com a chegada da Certsys, aprimoramos o trabalho e concretizamos nossos planos de implantação de robôs”, explica Josiane Inácio de Melo, coordenadora de Suporte de T.I.
“Necessitávamos dessa robotização, mas precisávamos de orientação de como, quando e onde aplicar esse recurso. A Certsys nos orientou e estamos satisfeitos com o resultado até agora”,
completa ela.
Para Daniele Andreatta, gerente executiva de Serviços Corporativos do Sistema Fiep, a iniciativa complementou atividades que já vinham sendo implementadas. Ela conta que, em 2017, foi implantado o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) no Sistema Fiep. O objetivo era padronizar o atendimento e torná-lo melhor e mais ágil, além de reduzir custos.
“Nos dois anos seguintes atingimos um nível de estabilidade que requeria ações mais ousadas e foi nesse momento que decidimos pela implantação da robotização para ganharmos em produtividade e compliance”
conta.
Após a contratação de Certsys foi montado um centro de excelência para avaliar as necessidades específicas da instituição. Foi criado um sistema de análise de viabilidade considerando todos os parâmetros de compliance para só então desenvolver o primeiro robô. “Além do ganho de produtividade, a robotização deslocou mão de obra para áreas mais analíticas.
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Com a pandemia, o investimento em robotização ajudou a reduzir custos que estão contribuindo para o equilíbrio financeiro da empresa neste momento de crise”, acrescenta Daniele.
Etapas
O primeiro robô desenvolvido pela Certsys foi batizado de “Rahul” e direcionado para auxiliar no processo de captura de extratos bancários (que ultrapassavam 100 por dia). Já o segundo, recebeu o nome de “Camélia” e foi designado ao setor de contabilidade. O coordenador de Contabilidade, Cassio Rodrigo Guaringue Alves, explica que o processo envolvendo a Camélia foi mais complexo por conta da necessidade de acessar os sites de várias prefeituras e fazer a distribuição de notas, assim como avaliar os processos de escrituração fiscal.
“Quando tivemos a confirmação de que nosso processo de Escrituração Municipal dos Serviços Tomados seria desenvolvido, houve engajamento de todos da equipe para o sucesso dessa implantação. Nesse momento nascia a Camélia”, relembra.
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Segundo Alves, o maior desafio foi achar a forma mais adequada e produtiva de extração das informações no ERP para garantir qualidade e agilidade no processo de escrituração municipal dos serviços tomados via RPA.
“No Brasil ainda não existe um padrão municipal para o cumprimento dessa obrigação fiscal e como atuamos com 130 municípios distintos, tivemos de parametrizar a Camélia para que compreendesse para qual município estaria escriturando e como cumprir o processo”
complementa.
O robô desenvolvido pela Certsys também ajudou na redução de SLA (Service Level Agreement) ou Acordo de Nível de Serviço (ANS), de escrituração municipal, apuração de impostos e provisão de notas fiscais, além de disponibilização das guias ao CSC Financeiro. “O volume de impostos municipais gira em torno de 130 apurações mensais. Tivemos grande ganho operacional, agilidade em processos internos como a apuração dos impostos até o quinto dia útil do mês”, comemora ele.
O robô da contabilidade fez com que o tempo dedicado a essas demandas reduzisse significativamente em relação ao trabalho manual realizado anteriormente. O prazo de atendimento a empresas diminuiu de 69 horas para oito horas. Já para pessoas físicas caiu de três horas para 50 minutos.
Novos desafios
A parceria entre o Sistema Fiep e a Certsys entra numa nova fase. O desenvolvimento de um robô para captura de pagamento e demandas de trabalho com prefeituras do Paraná. “Com o projeto implantado e a expertise adquirida pela equipe interna, os próximos passos são robotizar mais processos em outras áreas da empresa que possam se beneficiar com a solução.
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Para um processo ser elegível de robotização há toda uma análise de viabilidade de maturidade do processo, técnica e de compliance. Só depois é realizada a robotização.
“A meta agora é manter a parceria para que essa transformação digital, que é um passo importante e fundamental para todas as empresas, evolua ainda mais”,
completa Stiverson Palma, CEO da Certsys.
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