Do ensino básico ao superior, sistemas de assinaturas digitais, inteligência artificial na previsão de evasão escolar e automação de fluxo de caixa são algumas das soluções que estão à frente da digitalização do setor

A rotina administrativa de escolas e universidades passa por uma transformação silenciosa. Processos que vão da matrícula à emissão de documentos oficiais já não dependem apenas de estruturas físicas e avançam para o ambiente digital, com o apoio de sistemas de gestão, plataformas de assinatura eletrônica e soluções de validação. Nos bastidores, essa digitalização tem redesenhado fluxos, reduzido etapas manuais e encurtado prazos nas instituições de ensino.O desafio agora é construir fluxos digitais consistentes, capazes de sustentar volume, garantir validade jurídica e manter padronização em todas as etapas da jornada acadêmica. Um exemplo são os diplomas de graduação, que passaram a ser exclusivamente digitais, por meio de uma exigência do MEC, desde julho de 2025.

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Para Carlos Tatara, CTO da Bry, empresa referência nacional em tecnologia de identificação digital do grupo Certifica&Co, o avanço tecnológico no ensino exige uma mudança de mentalidade na forma como os processos são desenhados. “Digitalizar não é apenas transferir um formulário do papel para a internet. É repensar o fluxo para que ele seja automatizado, auditável e juridicamente robusto”, afirma.

Contratos de matrícula, comunicados oficiais e documentos acadêmicos já podem ser integralmente assinados eletronicamente com validade jurídica. “Quando a tecnologia está integrada ao sistema da instituição, ela cria uma camada estrutural de confiança. Isso permite escalar operações, reduzir etapas manuais e manter padronização”, diz Tatara.

A Bry já atua na digitalização da educação desde 2021, quando iniciou a modernização do processo de emissão e registro de diplomas da Universidade Estadual Paulista (Unesp). Por meio da solução Bry Signer, uma API de assinatura eletrônica e digital, o fluxo de assinaturas é totalmente automatizado. Já com as soluções de Certificados Digitais e Carimbo do Tempo, que assegura a integridade e a validade do documento, é possível coletar múltiplas assinaturas em uma única transação e disponibilizar o diploma ao estudante em um prazo reduzido. Até o momento, mais de 180 mil assinaturas digitais e mais de 870 mil transações de formalização digital já foram registradas pela Unesp por meio da tecnologia da Bry.

IA e análise de dados reforçam combate à evasão e qualificam decisões

No setor público, a digitalização da educação também tem avançado com o apoio de inteligência artificial e análise de dados. A Betha Sistemas, govtech com 40 anos de atuação e presença em 22 estados brasileiros, integra ao seu Sistema Educação recursos de IA capazes de prever, com até 95% de precisão, o risco de evasão escolar já nos primeiros bimestres, a partir do cruzamento de indicadores como notas e frequência.

Conforme a govtech, a proposta é usar tecnologia para apoiar decisões estratégicas das redes municipais, tendo a inteligência artificial como uma aliada da gestão pública municipal que permite agir de forma preventiva, garantindo que alunos em risco recebam atenção antes de abandonarem a escola. Reconhecida pela Unesco pelo uso inovador de IA na educação, a solução fortalece a capacidade das secretarias municipais de estruturar políticas públicas baseadas em dados e evidências.

Além da análise preditiva, a plataforma incorporou recentemente um sistema de avaliação inteligente que utiliza reconhecimento facial, leitura de expressões e mapas de calor para gerar dados sobre engajamento, foco e até uso indevido de celulares em sala de aula. As informações são consolidadas em painéis de Business Intelligence, oferecendo aos gestores públicos uma visão detalhada sobre ocupação de turmas, demanda por vagas e alocação de recursos. 

Tecnologia na gestão escolar gera economia e engajamento familiar

A gestão com tecnologia é um dos pilares fundamentais para a saúde financeira das instituições educacionais, com redução de custos ocorrendo principalmente por meio da eficiência operacional e da prevenção de possíveis perdas. De acordo com Gabriel Barreto, vice-presidente da Gennera, empresa que faz gestão educacional para ensino básico e superior, a automação garante controle rigoroso do fluxo de caixa sem a necessidade de grandes equipes, com réguas de cobrança automatizadas que reduzem esquecimentos e inadimplência, além da diversificação de pagamentos, como PIX e cartões integrados, que diminuem custos de processamento manual e erros de conciliação.

Os ganhos acontecem também na área administrativa, já que a tecnologia elimina desperdícios físicos e de tempo por meio do modelo “paperless”, reduzindo gastos com papel, impressão e arquivamento físico, enquanto a automação de secretaria, com matrículas e emissão de certificados online, diminui horas extras e grandes quadros de funcionários para tarefas repetitivas.

Neste ano, a Gennera também avança para a gestão educacional mobile, novo projeto da empresa, que deve trazer benefícios diretos ao ampliar o engajamento de famílias, alunos e responsáveis na vida pedagógica do estudante, fator que contribui para maior retenção.

“Vamos oferecer mais agilidade para que professores insiram informações no sistema, poupando tempo precioso da sala de aula. A ferramenta também fortalece a comunicação entre família, aluno e professor, sendo mais eficaz e ampliando as possibilidades pedagógicas”, finaliza.

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