Por Rafael Aires e Ricardo Fonseca

Nunca se ouviu falar tanto sobre impostos. A principal razão para isso, sem dúvidas, é a transição para a Reforma Tributária, que já está em curso. No entanto, a promessa de simplificação passa antes por um período de adaptação, e para as empresas que ainda não agiram, o tempo de planejamento acabou e quem deixar para agir na última hora poderá enfrentar sérios riscos operacionais, financeiros e de competitividade.

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O sistema tributário brasileiro é considerado o mais complexo do mundo. Não à toa, de acordo com o Banco Mundial, uma empresa de médio porte chega a gastar, em média, 2600 horas por ano para cumprir suas obrigações tributárias. O resultado é cerca de 8 vezes a média dos países da OCDE. Neste contexto, essa pauta, que é debatida há 30 anos, foi aprovada em dezembro de 2023 e, desde então, temos sido bombardeados com diversas notícias e desdobramentos que, na maioria das vezes, causam apreensão, dúvidas e incertezas, mas o período de incerteza deu lugar a prazos concretos que exigem ação.

Quanto a isso, é importante destacar que o pacote de mudanças da Reforma Tributária envolve um âmbito muito maior. Ou seja, setores que operam em diversas regiões, como o de logística, por exemplo, terão que rever suas operações desde os contratos até o fluxo de trabalho entre diferentes estados, além dos impactos nos preços, nas margens e até nos relacionamentos com fornecedores e clientes.

O novo modelo também impactará diretamente as operações processuais e, consequentemente, sistêmicas da empresa. Até porque, os sistemas de gestão precisarão de reajustes para incluir novos impostos e recalcular tudo de acordo com as novas regras. Isso significa mexer em esquemas de cálculos (pricing), códigos de impostos (IVA), relatórios fiscais e nas integrações com outros softwares, como os de mensageria fiscal.

E, justamente neste aspecto, é que está um dos principais desafios a serem superados pelas empresas. Isso é, organizações que já utilizam versões atualizadas e mais recentes de seus ERPs, certamente, terão uma transição mais tranquila e com menos ajustes a serem feitos. Entretanto, aquelas que ainda usam sistemas mais antigos e mantêm o uso de legados terão uma jornada mais árdua e arriscada para se adaptar, em que cada dia de atraso eleva o custo e a complexidade do projeto.

Se, por um lado, temos visto o crescimento do movimento de adesão por parte das empresas em se preparem, do outro, existe uma grande parcela que está deixando esses ajustes para a última hora. Quanto a isso, é fundamental salientar que, mesmo que o início da transição da Reforma Tributária esteja marcado para janeiro de 2026, recentemente, a Receita Federal anunciou que, ainda este ano, terá o início de duas fases, sendo a partir de 1° de julho a abertura do ambiente para testes de processos relativos à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS); e em outubro, todos os documentos fiscais eletrônicos deverão conter os novos campos referentes à CBS e ao IBS.

Tendo em vista a gama de informações e adaptações que terão que ser feitas, a tecnologia se posiciona com um braço direito das empresas nessa jornada. Afinal, o uso de recursos como soluções de automação fiscal, plataformas de análises de dados e, até mesmo, a IA, ajudam prever impactos, identificar economias e até simular cenários diferentes. Na prática, isso ajuda a deixar a empresa mais ágil e preparada para tomar decisões estratégicas.

Com o novo modelo tributário, o segredo vai ser simplificar e centralizar onde for possível. Isso inclui rever toda a operação fiscal, desde como as transações são registradas no sistema até como os dados são analisados e usados nas decisões estratégicas. Executar todas essas tarefas não é, de longe, uma missão simples, por isso, ter o apoio de uma consultoria especializada nesses recursos e que esteja acompanhando os desdobramentos da Reforma Tributária, é uma excelente medida.

Até porque a presença do time de especialistas ajuda a identificar pontos de atenção do negócio, bem como auxilia na preparação da equipe interna desde o planejamento até a execução no dia a dia, garantindo conformidade e padronização.

A aproximação da Reforma Tributária reforça a necessidade e importância das empresas, além de atentarem aos aspectos fiscais, também priorizarem as adequações sistêmicas e o uso da tecnologia como principal aliada. O início da transição trará desafios, mas aqueles que já estivem prontos conseguirão atravessá-los com eficiência e, o mais importante, previsibilidade do negócio. Afinal, enquanto alguns veem problemas, outros enxergam oportunidades. Para aproveitá-las, o preparo não é mais uma opção, é uma condição para a continuidade do negócio.

*Rafael Aires é Arquiteto de Soluções da Numen. *Ricardo Fonseca é Diretor de Vendas da Numen.

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